Registro de entrega de EPP con firma electrónica, por trabajador y por RUT

Entregar los elementos de protección personal es una obligación antigua y concreta del empleador. La Ley 16.744, en su artículo 68, dice que las empresas deben proporcionar a sus trabajadores los equipos e implementos de protección necesarios, «no pudiendo en caso alguno cobrarles su valor». El DS 44, vigente desde el 1 de febrero de 2025, agrega en su artículo 13 que la entidad empleadora debe proveerlos a su costo, adecuados al riesgo, y contar con un procedimiento para su uso, mantenimiento, reposición o recambio.

El problema práctico no es entregar el casco: es poder demostrar después qué se entregó, a quién, cuándo y por qué. Eso es lo que resuelve un registro de entrega firmado por cada trabajador.

Cómo se registra una entrega de EPP con Constancia

1. Usa el formato de entrega de EPP o el tuyo. El formato incluido trae fecha de entrega, lugar u obra, elementos entregados, responsable de la entrega y motivo (primera entrega, reposición por desgaste, reposición por pérdida o cambio de faena). Lo editas antes de usarlo o subes tu propio documento en PDF.
2. Seleccionas a los trabajadores del padrón, por área, cargo o faena: la misma entrega para toda una cuadrilla se lanza de una vez.
3. Cada uno firma la recepción desde su celular con el enlace y el código que le llegan a su correo personal, o en un dispositivo de la empresa con su RUT y su PIN, con un supervisor como testigo, si no hay señal en terreno.
4. Recibe su copia en su correo personal, y la empresa conserva un registro sellado que se verifica sin conexión.

El texto del formato declara que el trabajador recibe los elementos en buen estado y se compromete a usarlos y a informar su deterioro o pérdida. Y dice también lo que no acredita: la firma de recepción no evalúa el uso correcto del EPP.

Entrega no es capacitación: el DS 44 pide las dos

El artículo 13 del DS 44 exige, además de la entrega, un programa de capacitación sobre el uso y la mantención de los elementos de protección personal, con una duración mínima de una hora cronológica, que debe reforzarse anualmente y cada vez que ingresa una persona o cambia el tipo de EPP que usa. Esa capacitación se registra indicando, al menos, las actividades teóricas y prácticas, los asistentes, los relatores, los resultados de las evaluaciones de aprendizaje y las actividades de reforzamiento.

Constancia trae un formato separado para esa capacitación, con relator, duración y EPP tratados, y con preguntas de comprensión que el trabajador responde al firmar: el resultado se calcula y queda sellado junto con la firma. Las preguntas que vienen de ejemplo son genéricas; cada empresa pone las suyas. Ese formato sugiere un refuerzo cada 12 meses, que la empresa puede cambiar, para que la matriz de cumplimiento muestre lo que está por vencer.

Por qué un registro sellado y no una planilla

• Por trabajador y por RUT: cada firma es individual, aunque la entrega se haya lanzado para toda la cuadrilla.
• Inalterable: el documento queda identificado por su hash SHA-256 y el registro es de solo escritura. Si alguien cambia la lista de elementos después, la verificación falla.
• Con copia al trabajador: la copia automática al correo personal es uno de los requisitos del Dictamen 0789/15 de la DT para la documentación laboral electrónica.
• Disponible para fiscalización: el artículo 72 del DS 44 pide registrar y respaldar de forma documental y fidedigna la información de la gestión preventiva, preferentemente en formato electrónico, a disposición de la entidad fiscalizadora. Constancia incluye un acceso de fiscalización para la Dirección del Trabajo.
• Historial por persona: en los planes que lo incluyen, el expediente por trabajador reúne todo lo que firmó, y la matriz de cumplimiento por faena muestra quién falta.

Cuánto cuesta

Constancia se cobra por trabajador activo en el padrón, no por firma ni por documento, con administradores y faenas ilimitados. Las entregas de EPP, las charlas y la información de riesgos del mes caben en el mismo plan. Los tramos están en planes y precios, y hay una prueba de 30 días sin costo hasta 50 trabajadores.

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